Voldoen uw personeelsdossiers aan de vele eisen?

08-11-2019, 10:25 |Van onze partner

Hoe regelt u als werkgever op professionele wijze uw personeelsdossiers? Voldoet u aan de vele eisen? Zijn dit de correcte en juiste gegevens? Werkt u hierbij volgens de AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming? Dit privacy-vraagstuk wordt al snel ingewikkeld, zeker nu personeelsdossiers steeds vaker digitaal worden ingericht. Hierbij is de ondersteuning van een ervaren HR-adviseur erg gewenst. U weet zo zeker dat u alles perfect heeft geregeld. Hieronder de belangrijkste zaken die u moet weten.

Digitale personeelsdossiers? Extra deskundigheid vereist!
De steeds toenemende modernisering creëert nieuwe uitdagingen. Niet alleen voor u als werkgever, maar ook voor de partner die de HR-diensten voor u verzorgt. Vooral als uw personeelsdossiers digitaal zijn. Dit is natuurlijk handig, maar ook veel gevoeliger. Wilt u voorkomen dat uw dossiers in verkeerde handen vallen, dan is advies over en verzorging van beveiliging met slimme technologie absolute noodzaak. Dus laat u hierover goed adviseren, zodat u op verantwoordelijke wijze omgaat met uw personeelsdossiers.

Welke informatie hoort in het personeelsdossier?
Krijgt u professioneel personeelsadvies, dan wordt al snel duidelijk dat u zich aan strikte regels moet houden. In uw personeelsdossiers mogen alleen bepaalde gegevens worden vastgelegd. Dit zijn de gegevens die nodig zijn voor de arbeidsovereenkomst en de afdracht van belastingen en premies. Hiertoe behoren het burgerservicenummer, functieprofiel, persoonlijk ontwikkelingsplan, kopie van het identiteitsbewijs, verlofoverzicht, salarisgegevens en verzuimfrequentie. Ook beoordelings- en functioneringsgesprekken mogen worden toegevoegd. Niet toegestaan zijn etniciteit, godsdienst, politieke voorkeur, geaardheid, vakbondslidmaatschap en medische gegevens.

Belangrijk: informeer uw werknemers
Een bijkomende verantwoordelijkheid: houd uw personeel op de hoogte. U bent verplicht hen goed te informeren. Bijvoorbeeld over welke gegevens uw organisatie over hen verzamelt. Bovendien mag ieder werknemer zijn eigen personeelsdossier inzien. Hiernaast moet het mogelijk zijn om te kunnen protesteren tegen de wijze waarop u gegevens verzamelt, en welke. Over deze mogelijkheid moet u uw personeel tevens duidelijk informeren. Ook is er recht van bezwaar; dit kan relevant worden als gegevens gebruikt worden voor direct marketing. Daarnaast kunnen bijzondere persoonlijke omstandigheden reden voor bezwaar zijn. Bijvoorbeeld wanneer er door organisatieveranderingen een bekende toegang krijgt tot de dossiergegevens, en hierdoor de privacy in het geding komt.

Vrijblijvend advies over uw personele vraagstukken
Heeft u vragen over het inrichten van digitale personeelsdossiers? Of zoekt u een HR-adviseur die kan helpen bij projecten? Bent u benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? Neemt u dan telefonisch contact op met Werkxe. Wij zijn een personeelsadviesorganisatie die u helpt bij al uw personele vraagstukken. Voor ieder vraagstuk bieden wij een oplossing op maat. U kunt ons telefonisch bereiken via 088-7007730 of stel uw vraag via ons contactformulier op de website www.werkxe.nl.